Declarabel

Wat is Declarabel?

Declarabel is een begrip uit de zakelijke dienstverlening en financiele administratie. Het beschrijft werkzaamheden, uren of kosten die een opdrachtnemer rechtmatig bij de opdrachtgever in rekening mag brengen. Denk aan gewerkte uren, gemaakte reiskosten of ingekochte materialen die direct verband houden met een project of opdracht.

In de praktijk maakt vrijwel elke dienstverlener onderscheid tussen declarabele en niet-declarabele tijd. Interne vergaderingen, acquisitie of het bijhouden van vakliteratuur zijn typisch niet-declarabel. Projectwerkzaamheden, klantconsultaties en uitvoering van afgesproken taken zijn dat doorgaans wel.

Hoe werkt declarabiliteit in de praktijk?

De basis van declarabiliteit ligt in de afspraken die vooraf worden gemaakt. In een offerte, overeenkomst of Service Level Agreement wordt vastgelegd welke activiteiten onder de opdracht vallen en dus declarabel zijn. Er zijn twee veelgebruikte modellen:

• Uurtarief: Alle gewerkte uren worden bijgehouden en gefactureerd op basis van een vast tarief per uur.
• Vaste prijs: Een vooraf overeengekomen bedrag dekt een afgebakend pakket aan werkzaamheden, ongeacht het aantal bestede uren.

Bij het uurtariefmodel is een nauwkeurige urenregistratie onmisbaar. Medewerkers leggen per taak vast hoeveel tijd zij hebben besteed en aan welk project. Die gegevens vormen de basis voor de factuur aan de klant.

Voordelen van heldere declarabele afspraken

Wanneer vooraf duidelijk is wat wel en niet declarabel is, profiteren zowel opdrachtgever als opdrachtnemer. De belangrijkste voordelen:

• Transparantie: De klant weet precies waarvoor hij betaalt en ziet geen verrassingen op de factuur.
• Efficienciewinst: Medewerkers weten welke taken prioriteit hebben en welke tijd niet-declarabel is. Dat stuurt gedrag en planning.
• Betere cashflow: Tijdige en correcte facturatie van declarabele uren zorgt voor een stabielere inkomstenstroom.
• Minder discussie: Duidelijke kaders voorkomen conflicten achteraf over wat wel of niet in rekening wordt gebracht.

Declarabiliteit in marketing en digitale dienstverlening

In de wereld van digitale marketing en webontwikkeling is declarabiliteit bijzonder relevant. Bureaus werken vaak aan meerdere projecten tegelijkertijd: websites bouwen, campagnes beheren, SEO uitvoeren, software ontwikkelen. Voor elk project gelden eigen afspraken over wat declarabel is.

Bij een websiteproject zijn het ontwerp, de ontwikkeling, het testen en het livegang doorgaans declarabel. Intern overleg over strategie of het inwerken van nieuwe collega's valt er buiten. Bij een doorlopend onderhoud- of supportcontract zijn alleen de werkzaamheden binnen het afgesproken pakket declarabel. Extra uren buiten de SLA worden apart in rekening gebracht.

Ook bij Google Ads-beheer speelt dit: het instellen van campagnes, het analyseren van prestaties en het uitvoeren van optimalisaties zijn declarabele activiteiten. Rapportagetijd kan declarabel zijn als dit vooraf is afgesproken.

Aandachtspunten bij declarabele werkzaamheden

Er zijn een aantal zaken waar opdrachtgevers en opdrachtnemers rekening mee moeten houden:

• Schriftelijke vastlegging: Mondeling afgesproken werkzaamheden zijn lastig te onderbouwen. Leg altijd vast wat in scope valt.
• Meer- en minderwerk: Wijzigingen in de opdracht leiden tot aanvullende declarabele werkzaamheden. Spreek vooraf af hoe dit wordt verwerkt.
• Nacalculatie: Bij vaste prijzen is het nuttig om achteraf te analyseren hoeveel uren daadwerkelijk zijn besteed. Zo verbetert toekomstige calculatie.
• Transparante rapportage: Klanten waarderen inzage in bestede uren en uitgevoerde taken. Dit vergroot vertrouwen en voorkomt discussie bij facturatie.

Hulp bij Declarabel?

Wil je weten hoe Wiex declarabele werkzaamheden inzichtelijk maakt en heldere afspraken hanteert bij projecten en doorlopende diensten? Bekijk onze support en SLA-diensten voor transparante, afgebakende samenwerkingsvormen. Of neem direct contact op via onze contactpagina voor een vrijblijvend gesprek.