Universal Business Language

Wat is Universal Business Language?

Universal Business Language, afgekort als UBL, is een open internationale standaard voor het gestructureerd uitwisselen van zakelijke documenten. Denk aan facturen, offertes, pakbonnen en inkooporders. UBL definieert een eenduidige XML-indeling zodat systemen van verschillende leveranciers en klanten zonder aanpassingen met elkaar kunnen communiceren.

De standaard is ontwikkeld door OASIS, een non-profitorganisatie die open standaarden beheert. In Nederland is UBL verplicht voor elektronisch factureren aan overheidsinstanties, maar ook in het bedrijfsleven wint het formaat snel terrein.

Hoe werkt Universal Business Language?

UBL werkt op basis van XML-bestanden met een vaste structuur. Elk documenttype, zoals een factuur of een offerte, heeft een eigen schema met verplichte en optionele velden. Een UBL-factuur bevat altijd gegevens als:

• Leveranciersinformatie en klantgegevens
• Factuurnummer en factuurdatum
• Regelomschrijvingen, aantallen en prijzen
• BTW-bedragen en totaalbedragen
• Betalingscondities

Omdat de structuur vastligt, kan een boekhoudpakket of ERP-systeem een UBL-bestand automatisch inlezen zonder handmatige tussenkomst. Dit bespaart tijd en voorkomt invoerfouten.

Voordelen van UBL voor uw bedrijf

Het gebruik van Universal Business Language biedt concrete voordelen voor organisaties die zakelijk veel documenten verwerken:

• Automatische verwerking: facturen en orders worden direct ingelezen in het boekhoud- of ERP-systeem.
• Minder fouten: handmatig overtikken van gegevens vervalt, wat fouten sterk vermindert.
• Snellere doorlooptijden: goedkeuring en betaling verlopen sneller doordat documenten direct beschikbaar zijn.
• Kostenbesparing: minder administratieve handelingen betekent lagere verwerkingskosten per document.
• Betere samenwerking: leveranciers en afnemers hoeven geen maatwerk te ontwikkelen voor koppeling met uw systemen.

UBL en e-factureren in de praktijk

In de praktijk wordt UBL het meest gebruikt bij elektronisch factureren, ook wel e-factureren of e-invoicing genoemd. Webshops en B2B-platforms sturen UBL-facturen automatisch na een aankoop. Grote inkooporganisaties eisen steeds vaker dat leveranciers UBL aanleveren zodat hun systemen de facturen direct verwerken zonder menselijke tussenkomst.

Voor webshops en maatwerksoftware is het koppelen van een UBL-module een logische stap. Het systeem genereert automatisch een geldig UBL-bestand op het moment dat een order of factuur wordt aangemaakt, en stuurt dit naar de ontvanger of slaat het op in een documentenportaal.

Aandachtspunten bij invoering

Het implementeren van UBL vraagt om aandacht voor een aantal punten:

• Versies: UBL kent verschillende versies. Controleer welke versie uw klanten en leveranciers verwachten, zoals UBL 2.1 of PEPPOL BIS.
• Validatie: zorg dat gegenereerde UBL-bestanden worden gevalideerd tegen het officieel schema voordat ze worden verstuurd.
• Koppeling met bestaande systemen: niet elk boekhoudpakket ondersteunt UBL standaard. Soms is maatwerk of een tussenlaag nodig.
• Archivering: bewaar UBL-documenten in een formaat dat ook op lange termijn leesbaar blijft voor de wettelijke bewaartermijn.

Hulp bij Universal Business Language?

Wilt u UBL integreren in uw webshop, bedrijfssysteem of facturatieproces? Wiex helpt u met de technische implementatie, van het genereren van geldige UBL-facturen tot volledige koppelingen met boekhoud- en ERP-systemen. Neem een kijkje bij onze maatwerk software of neem direct contact op via onze contactpagina.